In questa lezione:

• Organizzazione di un evento
  • relatori
  • tempistica
  • finanziamento
  • comunicazione

Obiettivo formativo: 

• Apprendere gli elementi base per la progettazione di un convegno e per l'organizzazione delle attività collaterali

Briefing, punto di partenza

• Progettazione

• Promozione

• Realizzazione

• Reportistica

• Obiettivi
• Target
• Contesto

• Obiettivi dell'evento

• Contenuti

• Pubblico di riferimento

• Relatori
  • competenza specifica
  • contattare per tempo
  • eventuale traduzione 
• Moderatore
  • raccordo tra interventi
  • preparato nell'argomento
  • capace di gestire il dibattito e i tempi
• Tabella di marcia
  • per coordinare gli interventi
  • per alternare posizioni diverse
  • pianificata con diagramma di Gantt

Per sostenere i costi:

• Quote di iscrizione

• Sponsor

• Crowdfunding

Modalità:

• Ufficio stampa 
• Pubblicità 
• Materiale promozionale
• Campagne social
• Inviti

Strumenti e modalità:

• Database di contatti 
• Mailing list 
• Inviti istituzionali
• Inviti spediti con largo anticipo
• Siti web e social

• Allestimento di un desk apposito
• Registrazione dei partecipanti 

• Responsabile e addetti

• Strumentazioni necessarie

  • computer, stampante, fotocopiatrice

  • telefoni

  • materiale di cancelleria

  • programma, badge, gadget...

  • moduli di iscrizione e raccolta dati

  • attestati di partecipazione

• Eventuali pre-iscrizioni con accesso preferenziale

• Contabilizzazione delle eventuali quote di iscrizione

• Verificare

  • Connessione wifi

  • Impianti di videoproiezione

  • Microfoni e amplificatori

  • Pedana rialzata

  • Slide e immagini

  • Indicazioni

• Tempistica
  • introduzione e saluti
  • interventi e pause

• Strumenti
  • Smartphone
  • Videocamere
  • Foto sui social

• Ricordarsi di:
  • Consegnare materiale a partecipanti e giornalisti
  • Raccogliere commenti e suggerimenti
  • Richiedere foto e materiale video ai partecipanti
  • Raccogliere le relazioni per gli atti del convegno

• Titolo dell'evento
  • Valutazione dei rischi connessi alle attività agricole, alimentari e forestali per gli Operatori del settore agricolo
• Sede
  • sala consiliare comunale
• Obiettivi
  • trasferimento di conoscenze
  • potenziare la competitività
  • incentivare l'organizzazione di filiera e la gestione dei rischi
• Organizzazione
  • agenzia di servizi
• Finanziamento
  • Piano di sviluppo rurale (PSR)

Pubblicazioni e documenti

• U. Collesei, F Cecchinato, M. delle Carbonare - Gli eventi. Come progettarli e realizzarli- Ediz Franco Angeli
• M. Pecchenino - Organizzare gli eventi. Ediz Sole 24 Ore
• F. Scalini, Organizzare un evento

Siti e altri riferimenti on-line

• Come organizzare un convegno

• Il convegno: piccola guida per l’organizzazione efficace

Questa unità didattica è stata sviluppata all'interno del progetto formativo pilota realizzato dal Centro di ricerca Politiche e Bioeconomia del CREA, nell'ambito delle attività della Rete Rurale Nazionale 2014-2020 (scheda progetto 25.1).

Responsabile scheda 25.1 - Il sistema della conoscenza e dell'innovazione per l'agroalimentare italiano

• Anna Vagnozzi (coordinamento attività progettuali)

Referenti attività 2.1 - Strumenti conoscitivi e di formazione

• Andrea Arzeni e Andrea Bonfiglio (revisione e pubblicazione dei contenuti multimediali) 

La progettazione del percorso formativo è stata sviluppata in collaborazione con Veneto Agricoltura che ha  pianificato le tematiche e strutturato le lezioni.