In questa lezione:

• Il monitoraggio delle attività
• Valutare uno scostamento
• Stato di Avanzamento
• Reportistica

Obiettivo formativo: 

• approfondire l'attività di monitoraggio delle risorse al fine di rispettare i requisiti del progetto nell'arco di tempo predefinito

Il Monitoraggio e la Valutazione, anche se distinte, sono due attività direttamente correlate e fondamentali per portare a termine in modo efficace ed efficiente un progetto

MONITORAGGIO

consiste nella rilevazione e registrazione sistematica delle fasi di un processo allo scopo di confrontare lo svolgimento reale, in un dato periodo, con quanto inizialmente prestabilito

VALUTAZIONE

esprime un giudizio sul valore di un progetto in relazione a criteri e regole prestabiliti. Il giudizio riguarda principalmente i bisogni ai quali il progetto deve rispondere e gli effetti prodotti dal progetto stesso

Il monitoraggio è lo strumento di supporto alle decisioni dello staff nel corso dello svolgimento del progetto

Tipologie

• monitoraggio finanziario
  • andamento entrate ed uscite e loro scostamenti
• monitoraggio fisico
  • stato di avanzamento dei prodotti/servizi da realizzare

Valutare uno scostamento è un'attività caratteristica del monitoraggio e controllo di un progetto

Fasi

• stabilire un riferimento in base al quale calcolare gli scostamenti

• confrontare lo stato degli indicatori con la corrispondente baseline

• attuare le misure correttive o preventive necessarie

!

Prima di intervenire assicurarsi che la variazione rilevata sia reale perché le stime effettuate in fase di pianificazione possono essere imprecise ed anche l misurazione di una situazione reale è soggetta ad errori

Quesiti per valutare l'affidabilità di uno scostamento

1. La baseline è stata definita correttamente?

2. La variazione rilevata è significativa?

3. Esistono soluzioni praticabili?

Gli scostamenti possono evidenziare problemi ma anche opportunità da cogliere per migliorare l'efiicacia del progetto

Per essere in linea con quanto pianificato e guidare il Team occorre misurare continuamente gli avanzamenti

Riunioni periodiche

• ogni due settimane
• attività completate e da completare
• partecipano max 5/6 persone (compreso il coordinatore) coinvolte nelle attività da discutere
• documentazione aggiornata da inviare preventivamente
• seguire ordine del giorno

Aspetti base

• il format
  • come le informazioni vengono presentate
• le metriche
  • quali sono le modalità di misurazione
• la frequenza
  • qual è la periodicità di rilevazione
• le responsabilità
  • quali meccanismi per le azioni correttive

Informazioni chiave

• intestazione

  • messaggi chiave che invogliano alla lettura

• stato complessivo

  •  risultati del progetto con colori e grafici
• progressi 
  • attività realizzate e da fare
• problematiche 

  • criticità , interventi correttivi e responsabilità nell'attuare le correzioni

• rischi

  • rischi emersi, azioni intraprese e responsabilità

• situazione finanziaria

  • risultati in termini di ricavi e di stime per il completamento delle attività

Le metriche di progetto costituiscono l'ingrediente principale del report e devono essere concordate e definite nel Piano della Comunicazione prima che il progetto parta

Confrontano i valori correnti con quelli pianificati in termini di 

• tempistiche
• impegno
• costi
• ambito
• rischi

Una periodicità costante del report viene percepita dagli stakeholders e dal team di progetto, come un appuntamento fisso per discutere lo stato di avanzamento lavori e per trovare soluzioni ai problemi ed assegnare le responsabilità attuative

Caratteristiche del report periodico

• settimanale o quindicinale 
• inviato prima degli incontri
• funzionale al processo decisionale 
• con eventuali approfondimenti meno frequenti  

Il report deve evidenziare i ruoli che si devono attivare per svolgere le azioni correttive e proporre interventi fattibili

Il report non serve solo per informare ma anche come guida di incontri di approfondimento per

• raccogliere e consolidare le informazioni
• decidere le attività da effettuare
• assegnare le responsabilità

I 6 vantaggi del monitoraggio di un progetto

1. allinea i progressi al piano

2. coinvolgimento delle parti interessate

3. soddisfazione del cliente

4. motivazione del team e responsabilità

5. gestione dei fornitori esterni

6. apprendimento e miglioramento continui

Pubblicazioni e documenti

• FORMEZ - Il monitoraggio e la valutazione nella realizzazione del progetto

• LINEE GUIDA PER LA PIANIFICAZIONE E IL MONITORAGGIO DEL MIGLIORAMENTO

Siti e altri riferimenti on-line

• Differenza tra monitoraggio e valutazione

• La valutazione dei progetti: esempi di monitoraggio

Questa unità didattica è stata sviluppata all'interno del progetto formativo pilota realizzato dal Centro di ricerca Politiche e Bioeconomia del CREA, nell'ambito delle attività della Rete Rurale Nazionale 2014-2020 (scheda progetto 25.1).

Responsabile scheda 25.1 - Il sistema della conoscenza e dell'innovazione per l'agroalimentare italiano

• Anna Vagnozzi (coordinamento attività progettuali)

Referenti attività 2.1 - Strumenti conoscitivi e di formazione

• Andrea Arzeni e Andrea Bonfiglio (revisione e pubblicazione dei contenuti multimediali) 

La progettazione del percorso formativo è stata sviluppata in collaborazione con Veneto Agricoltura che ha  pianificato le tematiche e strutturato le lezioni.