Pianificazione e programmazione

Progettare e organizzare la consulenza

Manuela Tortese

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Durata dell'unità didattica: 00:27:07

Sommario

In questa lezione:

il progetto e il suo ciclo di vita
le fasi e gli obiettivi del progetto
vincoli, budget e costi del progetto
team, coordinamento e comunicazione del progetto

Obiettivo formativo:

acquisire le conoscenze per la gestione ottimale delle fasi un progetto, dal piano iniziale alle tecniche di coordinamento e comunicazione.

Che cos'è un progetto

Un Progetto “è un’impresa complessa, unica, con un inizio e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità” (R.D. Archibald, Project Management, Franco Angeli, Milano 2004)	Caratteristiche complessità unicità temporaneità pianificazione/esecuzione/controllo risorse differenziate e limitate vincoli (tempi, costi, qualità) elaborazione progressiva multidisciplinarietà rischio stakeholders Il consulente deve essere in grado di gestire un progetto impiegando e monitorando le risorse (project manager)

Il Piano di progetto

documento dinamico che si divide in

pianificazione (attività previste)
controllo (riscontro tra realizzato e previsto)

le variazioni progettuali sono registrate nel diario delle modifiche

il Piano contiene la descrizione delle attività pianificate

definizione degli obiettivi
analisi dei rischi (gestione, prevenzione)
descrizione del processo di sviluppo del progetto
suddivisione del processo in sottosistemi
attività di progetto (WBS, Pert, Gantt)
stima dei costi
consuntivo delle attività

Tabella dedicata al controllo del progetto con

elenco attività
partecipanti per attività
monteore per partecipante
totale monteore

Ciclo di vita

Ogni Progetto si distingue per gli obiettivi che si propone, per i prodotti/servizi e i risultati che mira a conseguire, per l'ambito tematico in cui si colloca, per l'identità degli attuatori e dei destinatari.

Il ciclo di vita del progetto è il percorso strutturato in fasi distinte e successive

ideazione
pianificazione
realizzazione
chiusura

Ideazione e Pianificazione

Ideazione è scheda di progetto

obiettivi generali e specifici
destinatari
attività
risultati attesi
promotori e partner
tempi e luoghi
studio di fattibilità

Pianificazione è progetto definitivo

programma delle attività
gruppo di lavoro
budget

Autovalutazione

Realizzazione e chiusura

Realizzazione è prodotti e servizi

esecuzione attività per il raggiungimento degli obiettivi
monitoraggio continuo e eventuali misure correttive
coordinamento delle risorse umane, materiali e finanziarie

Chiusura è verifica dei risultati

accettazione formale dei risultati del progetto
cessazione delle attività

Obiettivi

definiscono i risultati da raggiungere e quindi i benefici attesi dal committente

si distinguono in

generali
- identificano le motivazioni che ci hanno portato a realizzare il progetto
specifici
- traducono concretamente gli obiettivi generali del progetto nel contesto specifico in cui verrà realizzato

Obiettivi SMART

Specific (chiari)
Measurable (misurabili)
Achievable (raggiungibili)
Realistic (realistici)
Timely (pianificati nei tempi)

Gli obiettivi SMART consentono di

identificare le attivita, i risultati e le risorse
ottimizzare le risorse
monitorare e valutare i risultati e gli obiettivi

I vincoli

vengono tradizionalmente identificati da tre parametri

scopo/qualità
tempo
risorse

sono rappresentati attraverso un triangolo per identificare la loro correlazione è ciascun vincolo non puo essere modificato senza impattare sugli altri due

Budget

Principi di base per la stima dei costi e dei ricavi

chiarezza
trasparenza
realismo
prudenza
efficienza economica
sostenibilità economica e finanziaria
flessibilità

Costi

classificati rispetto alla loro imputazione nelle attività

diretti
- collegati alla realizzazione delle singole attività
indiretti
- non attribuibili alla realizzazione delle singole attività ma al progetto nel complesso

classificati rispetto al volume delle attività

fissi
- non variano con il volume delle attività
variabili
- dipendono dal volume delle attività

Il Team progettuale

Per sviluppare le attività il gruppo di lavoro deve

conoscere il progetto
condividere la sua impostazione (linguaggio, strumenti, metodologia)

Organizzare una sessione di avvio delle attività per

presentare le attività progettuali
definire i compiti di ogni membro
stabilire le regole di condivisione delle informazioni
favorire la coesione, la crescita e l'identità del team

Autovalutazione

Il coordinamento

La gestione di un progetto prevede l’esecuzione di incontri di coordinamento con tutti gli stakeholders, sia interni al team che esterni

Gli incontri servono per

rafforzare lo spirito di squadra
prendere decisioni strategiche

Organizzazione degli incontri

periodica in corrispondenza di ogni fase (milestones)
pianificazione con congruo anticipo
odg condiviso
documentazione inviata in anticipo
verbalizzazione degli argomenti e delle decisioni

La comunicazione interna

	Mezzi: incontri di coordinamento del progetto altri incontri di lavoro presentazioni formali videoconferenze report appunti comunicazioni fax lettere e-mail telefonate
Caratteristiche corretta chiara esaustiva tempestiva adeguata

La comunicazione esterna

Il Piano di comunicazione è lo strumento per pianificare le informazioni da diffondere	Obiettivi rendere visibile il progetto e il Committente raggiungere quanti più destinatari interessati informare i sostenitori e i finanziatori promuovere la diffusione di quanto realizzato Fasi contesto di riferimento obiettivi del messaggio destinatari (target) linguaggio mezzi e gli strumenti responsabili e tempi modalità di valutazione

Autovalutazione

Approfondimenti

Per approfondire:

Siti e altri riferimenti on-line

Risultati

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Autore

Manuela Tortese

Consulente di direzione, auditor e formatore senior

Riferimenti e collaborazioni

Questa unità didattica è stata sviluppata all'interno del progetto formativo pilota realizzato dal Centro di ricerca Politiche e Bioeconomia del CREA, nell'ambito delle attività della Rete Rurale Nazionale 2014-2020 (scheda progetto 25.1).

Responsabile scheda 25.1 - Il sistema della conoscenza e dell'innovazione per l'agroalimentare italiano

Anna Vagnozzi (coordinamento attività progettuali)

Referenti attività 2.1 - Strumenti conoscitivi e di formazione

Andrea Arzeni e Andrea Bonfiglio (revisione e pubblicazione dei contenuti multimediali)

La progettazione del percorso formativo è stata sviluppata in collaborazione con Veneto Agricoltura che ha pianificato le tematiche e strutturato le lezioni.

Eulab Consulting S.r.L. ha organizzato i contenuti formativi di questa unità didattica che sono stati sviluppati dall'autore della lezione.

Credits

Rur@Lab è un programma per la creazione di unità didattiche multimediali per il web al servizio di formatori (scheda attività CREA 25.1) realizzato nell'ambito della Rete Rurale Nazionale (RRN) 2014-2020

La RRN è gestita dal Ministero dell'agricoltura, della sovranità alimentare e delle foreste

La RRN è il programma con cui l'Italia partecipa al più ampio progetto europeo (Rete Rurale Europea) che accompagna e integra tutte le attività legate allo sviluppo delle aree rurali per il periodo 2014-2020

Rur@Lab è un programma realizzato da Andrea Bonfiglio presso il Centro Politiche e Bioeconomia - Consiglio per la Ricerca in Agricoltura e l'analisi dell'Economia Agraria (CREA)